Mejlboxen tom?

Från Expertkolumnen i Sydsvenskan, HD och Bonnier Local News.

Fråga:

Jag har en arbetskamrat som hela tiden påpekar hur många mejl jag har och att jag borde ha en tom inbox när jag går hem varje dag. Jag blir helt stressad när jag hör det och har ingen aning om hur jag skall åstadkomma det! Måste man verkligen ha det?

Något stressiga hälsningar från Lina

Svar:

Nej, det behöver du absolut inte ha. Alla fungerar vi olika och hur vi organiserar och kategoriserar är olika från person till person. MEN med det sagt, så skall inte din inbox vara förvaring för alla mejl som någonsin blivit skickade till dig.

Har du tappat kontrollen på inflödet, är det dags att rensa ut och sätta upp ett system som passar dig. Börja med att rensa ut i mejlboxen. Börja med det nya först - har du mängder med gamla mejl, kommer du kanske aldrig i fatt. Deleta allt som inte har med dig att göra och som inte skadar dig eller företaget om det inte längre finns.

Sluta prenumerera på nyhetsbrev du inte har tid eller lust att läsa.

Sätt upp regler som antingen automatiskt deletar viss mejl, eller automatiskt lägger in dem i en bestämd mapp (t.ex. nyhetsbreven du vill läsa senare).

Nu är det dags att sätta upp en mappstruktur som fungerar för dig. T.ex. en mapp som heter Privat och en Arbete. Under Arbete kanske du har -Ekonomi - Marknad - Kunder… Under Kunder har du kanske - B2B - B2C... Hit sparar du nu allt som behöver sparas.

Vad gör du nu med nya mejl som kommer in? Det är här rutiner kommer in!

GÖRA DIREKT:

- Svara på det du kan eller måste svara på direkt.

- Kasta det du kan kasta

- Spara det du ska spara på rätt ställe, vilket inte är din inkorg.

GÖRA SEN:

Kräver informationen i mailet att du ska göra något - planera när i din kalender.

Då kan du ”släppa” uppgiften och fokusera på det du ska göra just nu. Sätt upp en Påminnelse om att återkomma till ditt mejl vid en senare tidpunkt.

Som jag har sagt tidigare, vi fungerar alla olika, så hitta ett system som passar dig. Men vad du än väljer så gäller samma princip, att Inboxen är en plats för ny post du inte tagit beslut om än.

*Linda skriver som ordnings -och inredningsexpert för bland annat Sydsvenskan, HD och Bonnier Local News. Här kommer läsarfrågor och Lindas svar.

Kategorier: Blogg, Expertkolumn Sydsvenskan